Hoogdringendheid

Enkel verandering aankondigen is niet voldoende want dan begint het pas. Ben je wel in staat om bij medewerkers ook echt de noodzaak van deze transformatie uit te leggen? Urgentiebesef op de werkvloer is een absolute voorwaarde voor het slagen van je project. Neem hen stap voor stap mee in het besluitproces en maak aan de hand van cijfers en feiten duidelijk dat de huidige situatie een koersverandering vraagt. Laat medewerkers ook meedenken over de oplossingen en kies voor een open dialoog.

Coalitiebinding

Als management team kan je het niet alleen. Je project heeft medewerkers nodig in de organisatie die andere collega’s meekrijgen en een klankbordfunctie hebben. Het is deze coalitie aan wie je veel taken zou moeten delegeren. Zo nemen zij bijvoorbeeld een groot deel van de interne communicatie voor hun rekening. Zorg voor diversiteit in dit team. Selecteer mensen van verschillende afdelingen en leeftijden, zodat andere leden van het team zich hiermee kunnen identificeren. (LEES OOK: Hoe creëer je een team?)

Een duidelijke visie

Transformeren zorgt voor weerstand. Mensen houden liever vast aan iets wat ze kennen. Vaak ook onbegrip waarom de top van de organisatie voor een andere richting kiest. Waarom veranderen? Het liep toch goed? Deze angst maakt het des te belangrijker om een heldere visie uit te spreken, één algemeen doel waar medewerkers zich aan vast kunnen klampen. Let wel, het doel achter de horizon moet duidelijk zijn voor iedereen in de organisatie, laag én hoogopgeleid. Op deze manier inspireert het alle medewerkers.

Communiceer

Het uitspreken van een visie is één, het draagvlak creëren is twee. Communiceer je visie organisatie-breed. Gebruik hiervoor de leidende coalitie en netwerken in de organisatie die zij in de loop der jaren hebben opgebouwd. Informeer medewerkers voortdurend en gebruik daarvoor middelen als design, prototyping, customer journeys en co-creatie.

Pak obstakels aan

Grote kans dat er onder medewerkers angst en onzekerheid leeft. Zij zien op tegen verandering. Breng dus je obstakels in kaart. Dat kunnen meningen zijn van individuen met invloed, bepaalde tradities die in de organisatie lijken te zijn verankerd of drempels die meer fysiek van aard zijn. Bijvoorbeeld een IT-systeem dat niet blijkt uitgerust voor een geplande koerswijziging. Identificeer deze belemmeringen en ga tijdig op zoek naar oplossingen.

Korte termijnsuccessen

Veranderingsprocessen duren vaak lang. Zonder zichtbare korte termijn successen bestaat het risico dat steeds meer medewerkers zullen afhaken. Succes motiveert. Tussentijdse resultaten laten de voordelen van de transformatie zien en geven medewerkers het geloof dat hun inspanningen niet voor niets zijn geweest.

Consolideer verbeteringen

Veel transformatieprojecten worden slecht afgerond. Managers hebben op een gegeven moment het gevoel dat de klus is geklaard en medewerkers verliezen hun drive. Een transformatie is pas afgerond als de veranderingen vast onderdeel zijn geworden van de organisatiecultuur. Streef ondertussen naar verbeteringen.

Veranker veranderingen

Een transformatie is pas finaal door het uitwerken van verbeteringen. Daarom dus: blijf evalueren, blijf gesprekken voeren. Die inspanningen helpen bij het consolideren van de verandering. Gebruik de nieuwe visie als uitgangspunt bij het aannemen van mensen. En collega’s die een meer dan gemiddelde bijdrage hebben geleverd aan de transformatie moet je erkenning geven en belonen. (LEES OOK: Hoe je medewerkers behouden)

Veel bedrijven staan voor transformatie. Ingrijpende veranderingen laat je best begeleiden door een ervaren gespecialiseerd adviseur. Zo vermijd je veel problemen en bereik je met minder tijd een sneller succesvol resultaat. Yarlini is jouw partner in transformatieprocessen, al meer dan 24 jaar.