6 tips om tijd terug te winnen voor jezelf en je werk

Heb jij elke dag opnieuw het gevoel dat je te weinig tijd hebt? Geen stress, je bent niet alleen: 80% van de werkende volwassenen heeft elke dag het gevoel dat ze tijd tekortkomen. En dat heeft een negatieve impact op je geluksgevoel De focus is dus: de link tussen tijd, geluk en geld.

Telewerken is bvb. toegenomen. De voordelen van remote werken zoals minder pendelen, flexibeler werken en minder reizen, hebben een omgekeerd effect gehad op onze tijdsbesteding.

Het werk is hierdoor juist toegenomen, met 48,5 minuten per dag, zo blijkt uit data van Microsoft. De tijd die mensen nodig hebben om te pendelen. Sommige data suggereren zelfs dat we 250 procent meer vergaderingen hebben dan voor de pandemie. Extra meetings gebeuren nu voornamelijk buiten de gewone kantooruren. Hoog tijd dat we weer wat tijd voor onszelf terugwinnen, maar hoe?

Psychologische valkuil

We zijn geneigd om dringende taken eerst af te werken, zelfs als het belangrijk werk of belangrijke persoonlijke momenten verstoort. Maar dringende zaken zijn vaak geen belangrijke zaken, dus let daarvoor op.

Waardeer tijd

We zijn dol op meetbare gegevens, werkuren, productiviteit, statistieken, omdat we die kunnen vastleggen. Maar tijd is vluchtig. We denken altijd dat we morgen meer tijd hebben dan vandaag. De focus die je moet hebben is ‘hoe tijd verstandig besteden en hoe tijd besparen’. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde consument 3 tot 5 uur onderzoek doet voor een aankoop van minder dan 100 euro. We moeten daar meer op gaan letten. Waarom focussen we zoveel op kleine besparingen in geld en zo weinig op de tijd die we daaraan besteden?

Drukte als status

Algemeen denken we dat mensen die het altijd druk hebben een hogere status hebben in de maatschappij. Het resultaat daarvan is dat we altijd maar vergaderingen toevoegen in onze agenda’s en eigenlijk andere mensen onze tijd laten invullen.

Onze afkeer van nietsdoen, is ook een belangrijke psychologische valkuil. Heel wat werkenden mensen, zelfs drukke ouders, laten een dag vrij of zelfs hun vakanties schieten omdat ze niet weten wat ze anders moeten doen dan werken. Een trieste realiteit.

Digitale afleiding

Het feit dat we constant verbonden zijn met ons werk ondermijnt onze productiviteit. Je gsm voor je op je bureau laten liggen, geeft je cognitief hetzelfde effect als de nacht ervoor niet geslapen hebben. Je telefoon aanlaten met alle pushmeldingen van dien, breekt je vrije tijd op in kleine, hinderlijke momentjes.

Negeer dus soms je gsm.

Nu we weten in welke valkuilen we trappen, en dat zijn er meerdere per dag, is de vraag hoe we dan toch tijd kunnen winnen. Daar zijn wetenschappelijk onderbouwde strategieën voor.

Ik som de belangrijkste tips op waarmee je meteen aan de slag kan.

1. Tijdsbesteding

Vind tijd. Zoek tijd. Als we meer tijd willen hebben, dan moeten we gaan zoeken naar waar we tijd aan spenderen. Daarbij moeten we ons ook de vraag stellen of die tijdsbesteding wel overeenkomt met hoe we willen leven. Hou een tijdsdagboek bij, waarin je voor elk dagdeel noteert waar je tijd aan besteedt. Vraag jezelf af hoe je je daarbij voelde: tevreden, gelukkig? Of was het stressvol en niet productief? Maximaliseer de hoeveel tijd die je wil besteden aan positieve, leuke en zinvolle activiteiten en minimaliseer de tijd die je spendeert aan negatieve, stresserende en onproductieve activiteiten.

Hoe doe je dat? Door meer taken aan andere mensen te delegeren of uit te besteden.

2. Herformuleer wat je doet

Stel dat je geen taken of activiteiten uit wil besteden, dan is het belangrijk om ze te gaan ‘reframen’. Omschrijf ze op een andere manier. Voor velen is de minst leuke taak op het werk: budgetteren, rapporteren, data zuiveren. Herformuleer dit: hoe help je met deze taken de collega’s om hun job gedaan te krijgen? Deze simpele tussenkomst zorgt voor een belangrijke vermindering van stress en meer motivatie. Werknemers krijgen het gevoel dat ze zelfs met de meest saaie taken hun collega’s en hun organisatie helpen om hun doelen en missie te bereiken.

3. Het nut van vergaderingen

Welke strategieën kunnen we toepassen voor het werk? Je kan je team belonen met meer tijd. Dat is bewezen effectief, vermindert stress en verhoogt de retentie. Je kan ook nadenken op de manier waarop je werk inplant en hoe je tijd met elkaar doorbrengt. Vergaderingen die worden gebruikt om commitment te krijgen, staan productiviteit in de weg. Als het werk gedaan wordt of gewoon goed loopt, dan moeten die vergaderingen geannuleerd worden. Je kan dit dan als een incentive voorstellen.

4. Moedig vrije tijd nemen aan

Het scheiden van je werk en je privéleven is enorm moeilijk. Daarom moet je tijd op de eerste plaats zetten, voor jezelf en voor je teams. Vrije tijd moet meer gevierd worden. Moedig je medewerkers aan om pauzes te nemen tussen hun professionele en persoonlijke leven.

5. Plan focustijd

Een hele simpele strategie om het vele vergaderen tegen te gaan, is het coördineren en inplannen van blokken tijd die aan het team worden toegewezen. Tijd reserveren voor het afwerken van belangrijke taken met de naam ‘Focustijd’.  Onderzoek bewijst het nut hiervan: managers zetten blokken met focustijd in hun agenda’s en communiceerden ook aan hun teams dat dit focustijd was. Na zes weken nam de productiviteit met 14 procent toe, het ziekteverlof daalde met 18 procent.’

Ook de klanten bleken er bovendien geen problemen mee te hebben, dat mensen niet altijd beschikbaar waren en er niet direct op hun vragen werd gereageerd. De tevredenheid van de klanten ging omhoog, omdat de kwaliteit van het werk omhoog ging. Uiteindelijk is het de kwaliteit die belangrijk is, niet de reactiesnelheid.

6. Begin eenvoudig

Kleine stappen zijn al genoeg. We denken dat we om meer tijd te krijgen van baan moeten veranderen, of van partner, of iemand in huis moeten nemen om voor de kinderen te zorgen of verhuizen. Maar gewoon tien tot dertig minuten per dag vrije tijd nemen en die besteden aan relaties, sporten of je familie kan al een flinke impact hebben. En deze impact kan soms groter zijn dan beslissen om van baan te veranderen of het nemen van zo’n andere grote beslissing in je leven.

Time & stressmanagement is een onderdeel dat dikwijls wordt aangeraakt in mijn opleidingen, zowel voor leidinggevenden, managers en ondernemers.

Wil jij veranderen en meer balans in je privé -en werkleven? Aarzel dan niet om mij te contacteren. Op de website kan je meteen een plekje in mijn agenda reserveren.