7 essentiële tips voor krachtig communiceren en overtuigen met impact

Instructies geef je als leidinggevende niet voor niets. Je wilt dat je medewerkers ze opvolgen. Het liefst zo goed mogelijk, zonder de grenzen op te zoeken of het werk verkeerd te doen. En dat begint bij jou: met krachtig communiceren wat jij wilt bereiken, krijg je het beste resultaat.

Communiceren met impact én resultaten lijkt eenvoudig maar is het niet. Uit een wereldberoemd onderzoek is zelfs gebleken dat we slechts in zo’n 2,5% van de gevallen écht effectief communiceren. Zelf  denken we eerder dat we doelgericht communiceren in 50% van de gevallen. Een gigantische overschatting dus!

Wat voor jou heel duidelijk is, is dat dikwijls voor de ander niet. Jij begrijpt misschien dat het schrijven van een rapport bestaat uit grondig research doen, praten met alle betrokken partijen, vroegere rapporten nog eens doornemen en het volledige finale rapport nog eens overlopen met al die stakeholders om misverstanden te vermijden . Maar beseft je medewerker ook dat elk van die stappen essentieel is? Of start hij meteen met schrijven zonder aan te kloppen bij al die mensen die er ook hun zegje over willen doen?

Duidelijk en krachtig communiceren geeft je veel voordelen: geen gemiste deadlines, verspilde tijd, tegenvallende resultaten, planningsproblemen en eindeloos heen-en-weer via e-mail.

Krachtig communiceren en overtuigen met impact, hoe doe je dat wel?

1. Bereid je voor

80% van het succes is de voorbereiding! Voorkom gehaastheid of vergeetachtigheid door je goed voor te bereiden op het gesprek. Zet de belangrijke punten op een rij, bepaal de deadline voor de taak, denk na over personen die je medewerker erbij moet betrekken, en maak waar nodig dingen visueel als iets om opheldering vraagt. Met structuur en voorbereiding breng je de briefing duidelijk over en kom je beter uit je woorden.

2. Maak je boodschap verbaal en non-verbaal krachtig

Twee basiselementen voor een duidelijke communicatie: verbaal en non verbaal. Een boodschap in klare taal én de juiste lichaamstaal, intonatie en andere non-verbale kenmerken. Het is belangrijk dat die twee met elkaar kloppen.

Maak oogcontact. Aan de ene kant oogt dat zelfverzekerd (en is het dus een vorm van krachtige communicatie met je gezicht). Aan de andere kant helpt het je om aan het gezicht van de ander af te lezen of hij je boodschap begrijpt

Rustig praten straalt kalmte en zelfverzekerdheid uit. En nog belangrijker: het geeft de ander de tijd en ruimte om jouw briefing in zich op te nemen en aantekeningen te maken waar nodig.

Neem een open houding aan. Dat straalt meer zelfzekerheid uit en maakt je een aangenamere toegankelijke gesprekspartner.

3. Het “waarom”

Als je instructies of een briefing geeft, gaat het niet alleen om te communiceren wat je gedaan wilt krijgen. Je wilt ook je medewerker motiveren (intrinsiek) om dat goed voor jou te doen. Argumenteer waarom je hem/haar vraagt deze taak voor jou te doen.

4. Gebruik klare taal

Besef dat mensen niet kunnen raden welk resultaat jij wilt zien, hoe kort de deadline is of wat de look & feel van het document is als je er niet helder over bent. Dus wees concreet in wat je tegen wanneer wilt ontvangen. Om ruis op de communicatie te vermijden koppel je ook best terug en vraagt feedback aan je medewerker.  

5. Kies altijd voor kort en krachtig communiceren

Met een goede voorbereiding achter de rug lukt het je vast om kort en bondig te communiceren. Kom snel tot de kern en laat overbodige voorbeelden achterwege. Gebruik ook geen onnodige moeilijke woorden, maar hou het simpel en kort. Deel alleen die informatie die je medewerker echt nodig heeft.

6. Luisteren

Eén van de basisregels in communicatie: maak er tweerichtingsverkeer van. Ook bij het geven van een instructie zal jij niet de enige zijn die aan het woord is. Vertel wat jij gedaan wilt krijgen, maar luister ook naar wat de ander daarop te zeggen heeft en naar eventuele vragen.

7. Stel vragen

Het zou zonde zijn als je net 30 minuten aan het woord bent geweest, met een goed gevoel je verhaal afrondt en dan pas vraagt of je medewerker het snapt. Stel dat bij stap 1 er al onbegrip was dan moet je het hele verhaal opnieuw vertellen…zonde van de tijd! Veel handiger is het om tussendoor al vragen te stellen, zodat je direct opheldering kunt geven waar nodig. Werkt een stuk efficiënter!

Met je basisregels communicatie is ongetwijfeld niets mis. Toch is voor ieder van ons een workshop communicatietechnieken best nuttig. Je leert krachtig communiceren (qua verbale en non-verbale communicatie), zelfverzekerd overkomen, constructieve feedback geven en beter in gesprekstechnieken worden.

Vlotter uit je woorden komen én met je lichaamstaal je taal kracht bijzetten, heeft na onze workshop geen geheimen meer voor jou. Verbaal en non-verbaal heb jij die skills uitstekend onder de knie. En daar profiteert je omgeving tenvolle van.