Efficiënt delegeren, zo doe je dat!

Maak jezelf positief overbodig door efficiënt én effectief te delegeren!

Ik had het eerder op mijn blog al over drukke agenda’s en gebrekkig timemanagement. Nu gaan we nog een stap verder en trappen een open deur in: ‘delegeer!’

Maar al te vaak hebben leidinggevenden het moeilijk met delegeren en zakken dikwijls weg in het moeras van micromanagement. Efficiënt én effectief delegeren is nochtans een verrijking voor jezelf, je medewerkers en je organisatie.

Leidinggevenden en delegeren: het is geen ‘match made in heaven’. En toch… eens je jouw vertrouwde taken, opdrachten en projecten kunt doorschuiven, ben je zelf in staat meer te doen in minder tijd. Je kan jouw meerwaarde extra laten renderen. Bovendien boost je zo het zelfvertrouwen van je medewerkers, motiveer je hen om nieuwe uitdagingen aan te gaan en draag je structureel bij tot de verdere ontwikkeling van je team én van jezelf. Durf daarom werk uit handen geven en maak jezelf positief overbodig.

Instructies

Goed delegeren is geen vaardigheid maar een managementtool. In praktijk zien we dat er vooral veel wordt geïnstrueerd: doe nu dit, werk daarna dat af, ga morgen naar die klant… Dat is niet de juiste werkwijze van delegeren, maar louter werk geven en laten uitvoeren. Instant opdrachten doorgeven. Je medewerker heeft dikwijls problemen om dit te aanvaarden, heeft geen globaal overzicht , mist een einddoel en kan op die manier niet evolueren.

Teams

Als er al écht gedelegeerd wordt, gebeurt dat maar al te vaak enkel op individueel niveau. Let op, je beperkt hiermee je werknemers en jezelf als leidinggevende. Goed delegeren kan echter ook op teamniveau waarbij je jezelf volgende vragen stelt: Hoe bied ik mijn mensen werk aan? Hebben ze daar zin in? Leren ze iets bij?  Het werken met zelfsturende projectteams op basis van individuele interesses en bekwaamheden om de doelstellingen van de organisatie te bereiken is daarom zeker een te overwegen techniek.  Op deze manier krijgen je medewerkers de kans om op zoek te gaan naar hun sweet spot en zijn ze positief ingesteld.

Leidinggevenden die opdracht per opdracht ‘delegeren’ aan individuele medewerkers, komen terecht in een spiraal van nog ‘meer werk’ voor zichzelf.  Kies er daarom voor om in het begin van het jaar met je team samen te zitten en de plannen en ambities voor het komende jaar te overlopen.  Wijs hen op de normale taken en eventuele extra projecten die ook op de planning staan ter brainstorming en/of implementatie. Zo worden je medewerkers betrokken, denken ze constructief mee na en zijn ze gemotiveerd om proactief stappen te ondernemen of (extra) taken naar zich toe te trekken.  Het ondernemerschap wordt op die manier aangewakkerd, ook bij jouw teamleden. Je geeft hen het gevoel van ‘ownership’ en verantwoordelijkheid. Belangrijk aandachtspunt is om tussentijds niet vergeten te evalueren, te appreciëren en (tussentijdse) successen te vieren.

Communiceren

Als leidinggevende moet je heel duidelijk en concreet communiceren over de te verwachte output en de gewenste eindresultaten. Velen doen dit helaas niet. Flou taalgebruik of vage delegatie door gebrek aan zicht op het eindresultaat of waar het bedrijf naartoe moet is één van de valkuilen. Denk daarom op voorhand goed na over je ambities en doelstellingen en vertaal deze concreet naar elke afdeling. Dit laat je toe om tijdens het proces meer los te laten, je te focussen op het overkoepelend geheel en bij te sturen waar nodig.  Trap niet in de val van micromanagement en branden blussen!  

Motiveren

Delegeren is een vorm van motiveren. Wens je met gemotiveerde mensen tot het gewenste eindresultaat te komen dan moet je weten wat jouw mensen intrinsiek motiveert en wat ze echt denken. Ontdek hun noden, wensen en verzuchtingen. Steek tijd in je team, praat met hen en zoek naar methoden om hen echt te leren kennen. Dikwijls scoor je de beste resultaten door informele events in een ongedwongen stijl.

Delegeren betekent ook durven mensen te laten evolueren en ze uit hun comfort-zone te trekken zodat bore-out niet de kop kan opsteken.

Groeien als organisatie doe je samen met je team…delegeren is hiervoor noodzakelijk.

Hoe pak je dit nu concreet aan als ondernemer en leidinggevende? Als ik je aan het denken heb gezet en je wil meer weten over hoe ik de zaken aanpak, surf dan naar mijn website en bekijk mijn groeitrajecten. Daarin leg ik je uit hoe je knopen doorhakt en geef ik jou de tools in handen om je bedrijf efficiënt én effectief te managen.  Het is 1 van de belangrijke onderdelen van een 8 stappenplan: ‘leiderschap, we leren jou delegeren en coördineren op de meest efficiënte en effectieve wijze’.